Pourquoi utiliser les fonctionnalités de suivi des personnes de Timesquare ?

Le suivi des personnes, également appelé EN DIRECT, consiste à agréger en un seul écran des informations essentielles au pilotage en temps réel des équipes opérationnelles.

L’utilisateur peut personnaliser un ou plusieurs tableaux de bord avec les éléments qu’il souhaite observer : plannings prévisionnels et réalisés, pointages, état des présences / absences, postes implantés, télétravail ou sur site. L’algorithme utilisé présente des états de présence adaptés à son organisation et ses contraintes grâce aux options de calculs définies pour les tolérances (écarts).

• Disposer d’une vue 360 à l’instant T de la situation de vos équipes
• Décider d’actions correctives à la suite de certains événements de la journée (absence, retard…)
• Aménager au fil de l’eau les plannings, gérer les anomalies de pointage ou encore créer les horaires réalisés

Une vue de ce qui se passe EN DIRECT pour donner une autre dimension à vos données de plannings et de pointages

Déployez une fonction puissante, personnalisable, intelligente qui permet de s’adapter à des usages différents et d’exploiter en temps réel vos données pour gérer vos équipes.

• Données disponibles : les plannings prévisionnels, les pointages, les plannings réalisés, l’implantation, le mode du travail, la présence, les états détaillés…
• Tableau personnalisable au niveau du choix et de l’ordre des données avec la possibilité d’enregistrer autant de modèles que nécessaires
• Liste des personnes avec un état simplifié de présence
• Plus de 20 états détaillés disponibles parmi lesquels : « Présence prévue », « Arrivée prévue », « Retard sur arrivée », « Arrivée en avance », « En pause », « En coupure », « Retard sur départ », « Fin de journée (En avance) », « Repos prévu », « Absence non prévue », « Présence non prévue »… Calculés à partir de seuils de tolérance (écarts), ils fournissent des clefs pour rationaliser les éventuelles actions.

• Définition flexible des écarts à partir desquels s’affichent les états de présence
• Collecte en continu des pointages : badgeuses physiques et virtuelles, boitiers QR Code, imports de pointages bruts
• Favoris (que vous pouvez partager) pour créer des filtres sur certaines populations, tâches, contrats, états…
• Indicateurs temps réels pour recenser le nombre de personnes dans chaque état
• Champ de recherche de personnes (par nom, prénom, matricule, identifiant ou matricule paie)
• Informations complémentaires sur la personne sélectionnée dans des cartes au choix : Détails du planning prévisionnel et réalisé, Anomalies, Durées hebdomadaires, Notes de correction, Journée contrôlée…
• Une carte spécifique signale les états avec un avertissement : « arrivée en avance de », « arrivée en retard de », « départ en avance de » ou « départ en retard de »

Un outil de planification et de gestion intra journalière pour réagir instantanément et intuitivement aux imprévus

Plus qu’un simple outil de surveillance, le suivi de l’adhérence des collaborateurs à leurs plannings permet d’ajuster rapidement les niveaux d’effectifs sur les tâches et d’éviter le manque de personnel mais aussi les heures supplémentaires. Il permet de détecter et corriger immédiatement des problèmes liés à des absences imprévues ou encore à des arrivées en retard, afin de maintenir vos objectifs de qualité de service sur des activités essentielles.

A partir de cet écran unique, vous pouvez également traiter les anomalies de pointage, renseigner des absences, générer les horaires réalisés, les contrôler et lancer rapidement les éditions et rapports de votre choix.